Quanto è romantica questa frase? No aspetta, al primo appuntamento usa qualcos’altro. Ma in azienda, nel tuo lavoro, per qualsiasi cosa ti venga in mente di realizzare per te stesso, puoi giocartela.

Se sei un Multipotenziale, d’idee e interessi da sviluppare ne hai a decine. Qualcuno di questi lo stai anche portando avanti, ma oggi voglio darti degli spunti per essere concreto e portare nel mondo reale quello che ti frulla nella mente.

Perché progettare significa proprio questo: passare dall’idea all’esecuzione.

Prima d’immergerci nella realizzazione appassionata della nostra intuizione, occorre prendere atto del punto da cui partiamo, di cosa abbiamo a disposizione, per fare una valutazione razionale delle nostre probabilità di successo.

Partiamo con un esempio di chi aveva progetti con ambizioni molto grandi.
Ti ricordi de “Il Mignolo col Prof”?

La coppia di topolini che ogni giorno tentava di conquistare il mondo. Lo dichiaravano prima di ogni puntata: clicca qui per la sigla.

Proprio come loro, senza aver chiarito su quali risorse possiamo fare affidamento, qualsiasi progetto è destinato a sprecarne o fallire. Prima di partire ti consiglio di fare uno screening di tutto ciò che hai a disposizione:

• Competenze/persone: sei da solo o lavori all’interno di un team? Che ruolo hai nel team? Soprattutto, quali competenze contraddistinguono le persone che hai a disposizione, in cosa siete bravi? Cosa potete imparare e cosa dovete invece andare a ottenere dall’esterno?

Il Mignolo col Prof sono un team composto da due topi. Competenze? Uno è un genio, l’altro un idiota. Forse non è sufficiente per conquistare il mondo.

• Tempo: quanto ne hai davvero a disposizione? Renditi conto che questa è una variabile oggettiva e non puoi acquistarne di più, puoi solo lavorare per efficientarla. Stabilisci un budget di ore settimanali che dedicherai al tuo nuovo progetto.

Il Mignolo col Prof hanno una sera a disposizione. Forse anche qui è poco per tentare di conquistare il mondo.

• Denaro: lascia da parte filosofia o sentimentalismi. Il denaro è un mezzo per accedere ad altre risorse, strumenti, pubblico. Fai un bilancio di quanto hai a disposizione e quanto dedicare alla tua nuova iniziativa.

Per questo punto permettimi di risparmiarmi l’analogia con il magico mondo dei cartoni animati.

Ora sei pronto per partire. Credo fortemente che gli ambiti determinanti per buona riuscita di qualsiasi progetto siano due: Organizzazione e Project Management puro. Sono due temi complementari tra loro, si toccano e si accavallano più volte, proviamo a capire cosa intendo.

Organizzazione

Tutte le risorse che hai elencato prima d’iniziare, hanno bisogno di essere inserite in un sistema organizzativo che consenta di averle sempre sott’occhio e poterle mettere in relazione con tutte le evoluzioni che il tuo progetto avrà.

Non sottovalutare questa fase perché sarà la base per risparmiare tempo e avere una corretta comunicazione all’interno del team.

Di cosa sto parlando? Ecco 3 semplici domande a cui devi dare risposta:

• Dove terrò traccia degli avanzamenti?

A seconda della complessità del progetto, potresti aver bisogno di strumenti differenti. Se sei da solo e la situazione ti sembra molto semplice, ti sarà sufficiente un foglio di testo. Lo userai per appuntare tutte le tue intenzioni iniziali e le successive milestone di progetto.

Al crescere della complessità di ciò che stai gestendo, ti tornerà utile affidarti a tool specifici come ClickUp, Asana, Wrike, Basecamp, etc.

• In quale archivio salvo i documenti del progetto?

Hai presente quelle ore che trascorri alla ricerca di file scomparsi, cartelle nascoste, mail inviate chissà quando e da chissà chi? Ecco, fatti un favore: evita di perdere tutto questo tempo. Abbiamo già chiarito che è una risorsa limitata. Stabilisci, prima di iniziare, dove salverai tutti i documenti utili per il progetto aperto. Decidi se c’è uno spazio collaborativo in cloud (Google Drive? Dropbox?) a cui tutto il team potrà fare riferimento e disegna la gerarchia di cartelle da utilizzare.

• Come collaboro con il team?

Anche qui, fatevi un favore: NON utilizzate i vocali di WhatsApp. “Ti faccio un vocale perché così faccio prima” is the new “Sono egoista e non me ne frega niente del tuo tempo”. Un vocale è veloce per chi lo invia, un trauma per chi lo riceve. Spesso ci ripetiamo, raramente arriviamo a una conclusione. Se le cose da dire sono poche, scrivile. Se c’è bisogno di un confronto più serio, una telefonata (o videochiamata) sarà sicuramente più efficace.

Stabilisci a quale tecnologia ti affiderai per scrivere e quale per chiamare. Le mail sono universali, le chat devono essere distinte dalla tua sfera personale (quindi NO a WhatsApp, Sì a Slack, Twist, etc).

Quindi condividete un calendario in cui appuntare gli impegni in comune e magari fissare delle videocall. Per questo è sufficiente Google Calendar con Meet o un link Zoom/Skype.

Project Management

A prescindere dalla complessità e la prevedibilità del tuo progetto, potrai distinguere sempre ripetersi tre fasi:

• Pianificazione

A mente fredda, esamini la situazione e stabilisci cosa fare e quando. Parti dalla fine: qual è l’obiettivo di progetto? Descrivi in modo chiaro e misurabile lo scenario da realizzare. Quindi, a ritroso, scomponi il tutto in sotto attività fino ad arrivare al punto in cui ti trovi.

• Esecuzione

È la fase in cui fai ciò che hai pianificato. Senza ulteriori domande o dubbi su quanto sia giusto o meno quello che stai facendo, fallo e basta. Fallo perché in pianificazione hai deciso essere la cosa migliore da fare in quel momento. La sua efficacia verrà valutata nell’ultima fase.

• Consuntivazione

Al termine devi chiederti cosa è andato bene e cosa no. Riunisci chi ha partecipato al progetto, crea un clima di ascolto in cui chiunque può portare critiche (costruttive) e dire la sua su come sia andata. Al termine avrai una lista di cose da ripetere e una di punti di miglioramento.

Ora, non voglio farti il pippone da letteratura di Gestione Progetti. Per questo mi sto già immaginando le smorfie dei puristi che questi temi li masticano quotidianamente: permettetemi di semplificare per applicare ciò che sto dicendo a qualsiasi idea la testa del multipotenziale di turno che mi sta leggendo possa immaginare. Per qualsiasi altro approfondimento, ci sentiamo nei commenti ;)

Il mondo del Project Management contemporaneo distingue due macro approcci: Waterfall e Agile. Ne ho accennato anche in questo video.

Il progetto ideale in cui applicare l’approccio Waterfall (letteralmente “cascata”) è quello in cui conosciamo esattamente tutti gli step del progetto da realizzare. Conosciamo i dettagli dello scenario da raggiungere e i tempi di realizzazione di ogni fase. Questo ci consente di affrontare la fase di pianificazione una volta sola e schedulare tutte le attività dell’intero progetto, fissando una data di consegna del pacchetto completo.

Il consiglio è sempre e comunque di tenersi dei buffer per gestire imprevisti, ma diciamo che la strada da percorrere dovrebbe esserci piuttosto nota. I progetti che ricadono in questa categoria sono sempre meno.

Nell’organizzazione capita infatti che lo scenario di destinazione non sia sempre facilmente identificabile. Anche in un rapporto cliente/fornitore, non sempre il cliente sa bene cosa sta chiedendo. Basti pensare a un’azienda che decide di affidarsi a un’agenzia per un restyling del suo sito internet. Spesso la richiesta è di renderlo “più accattivante, coinvolgente”, raramente si ha già chiara la gerarchia delle pagine, cosa scrivere in ognuna di esse e così via.

Da situazioni come questa, in cui il percorso tra punto di partenza e quello di arrivo non è chiaro, è nato l’approccio Agile. In questo scenario, le tre fasi che abbiamo visto sopra, si rincorrono continuamente in un ciclo di tempo molto più ristretto. Ed è questa la grande differenza. Il team ha degli incontri periodici in cui analizzare il da farsi, generalmente ogni una o due settimane.

Sono incontri utili per una retrospettiva del periodo appena concluso (consuntivazione) e pianificazione di quello che si sta aprendo. La fase di esecuzione è tutto l’intervallo di tempo che intercorre tra due incontri successivi.

In questo scenario si ha modo di preparare un prototipo di ciò che vorremo realizzare e discuterlo prima che sia definito nei minimi dettagli che verranno concordati via via con l’avanzamento del progetto.

Sì, ma in soldoni cosa intendo?
Ti sto consigliando di descrivere il tuo big goal per poi scomporlo in micro fasi. Fissa a calendario dei momenti di allineamento in cui ogni membro del team si prende in carico alcuni task da portare a compimento entro l’incontro successivo. Parlando di organizzazione, frutta al massimo la fase di esecuzione lavorando solo su quello che il team ti ha assegnato.

Ricorda! Il tutto viene meglio se, prima d’iniziare, hai risposto alle tre domande organizzative che trovi sopra.

Francesco D’Eusanio, Professional Organizer

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Riferimenti: Articolo di approfondimento della sesta puntata del Podcast
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